Voici comment nous procédons pour la compta de Kidideux avec la gestion comptable de Paheko.

Cette procédure nous permet de ne passer qu'une demi journée par an pour clôturer la compta, et très peu de temps lors de l'année.

Notre association a fait le choix de simplifier sa gestion comptable :

• nous n'avons pas de carte bancaire ;
• nous n'avons pas de chéquier, nous n'émettons donc pas de chèques ;
• nous n'avons que deux comptes bancaires : un compte courant et un livret d'épargne (livret bleu) ;
• tout ce qui peut l'être est passé en virement ou prélèvement automatique.

Au cours de l'année nous saisissons au fil de l'eau :

• les virements occasionnels émis ;
• les chèques reçus ;
• les dépôts de chèques en banque ;
• les remboursements de notes de frais.

Et c'est tout. L'avantage est que la charge de travail est faible.

L'inconvénient est que nous n'avons pas de visibilité réelle sur les finances de l'association au cours de l'année. Pour voir si tout va bien, nous nous contentons de surveiller le solde du compte bancaire au fil de l'année.

Cela est possible car nos sources de financement sont simples, et que nos dépenses sont généralement automatiquement prélevées, ou payées par virement automatique

Après la fin de l'exercice nous importons les données comptable depuis la banque et chaque prestataire de paiement.

Ce modèle n'est donc pas adaptable ni forcément souhaitable pour toutes les associations, mais on espère que ces informations pourront être utiles à d'autres structures.

Avant de commencer, faites une sauvegarde !

Banque

Prérequis :

• avoir installé et activé l'extension Outils comptables avancés sur son Paheko

On commence par récupérer tous les extraits de compte de l'année en PDF depuis le site de notre banque (Crédit Mutuel), car ils ne permettent pas de récupérer plus de 3 mois d'historique sous forme de fichier exploitable (CSV). On va ensuite convertir ces PDF en CSV grâce à Tabula.

Utiliser l'outil Conversion PDF -> CSV Crédit Mutuel dans Paheko pour convertir les PDF en CSV.

Ce fichier est conforme à ce qui est attendu par Paheko pour le rapprochement assisté.

On peut donc déjà l'utiliser pour faire un rapprochement assisté, mais cela voudrait dire créer manuellement des dizaines ou centaines d'écritures comptables, ce qui est plutôt fastidieux.

Importer les écritures courantes

On va donc utiliser un autre outil pour créer un fichier d'import pour Paheko qui va permettre d'importer les écritures répétitives.

Pour cela utiliser l'outil Affectation automatique de comptes de l'extension.

Charger le fichier CSV précédemment créé.

À la fin, l'outil présente la liste des lignes. Cliquer sur le bouton Configurer les règles pour modifier les règles.

Chaque règle est utilisée pour savoir si une ligne des extraits de compte doit être créée en tant qu'écriture.

La première colonne est une recherche sur le libellé de la ligne (expression régulière). Par exemple chez nous, toutes les écritures qui contiennent le texte Frais bancaires Crédit Mutuel seront créées sous forme de dépense, débitant le compte 627 et créditant le compte 512A (rappel : quand on retire de l'argent du compte en banque, on le crédite).

Il est possible de changer le libellé de l'écriture avec la dernière colonne.

Il est également possible de spécifier qu'on ne veut transformer la ligne en écriture seulement si c'est un crédit ou débit du compte en banque.

Laisser vide les champs compte de crédit et compte de débit permet d'indiquer que cette ligne ne doit pas être transformée en écriture.

Une fois qu'on a créé toutes les règles qu'on veut, enregistrer les règles, cela recharge le tableau.

Une fois qu'on est satisfait, cliquer sur Export en CSV pour récupérer le résultat. Ce fichier pourra être directement importé dans Paheko en utilisant le format "Simplifié".

Avant de valider l'import, bien vérifier que les écritures créées ont l'air normales !

Le mieux est de lire un peu le fichier extrait_compte.csv dans un tableur avant de commencer la conversion pour l'import, pour repérer les écritures qui se répètent et qui peuvent faire l'objet d'une transformation dans le fichier d'import. Il sera sûrement plus facile et rapide de traiter les quelques écritures uniques restantes manuellement dans le rapprochement assisté.

PayPal

Nous avons déjà créé un compte bancaire 512C pour PayPal. Ensuite toutes les écritures de PayPal se retrouvent dans ce compte, et

On commence par exporter toutes les opérations sur la période comptable de l'association, dans leur interface, au format CSV, par exemple sous le nom paypal.csv.

Ensuite utiliser l'outil Conversion CSV PayPal en chargeant le fichier CSV de Paypal.

Cela génère un nouveau fichier qui contient toutes les écritures au format simplifié, attendu par Paheko, utilisable dans le rapprochement assisté.

Selon le choix effectué, une ou des écritures supplémentaires sont ajoutées au tableau pour les frais de commissions PayPal.

Pour créer un fichier d'import, utiliser le même outil Affectation automatique des comptes que celui pour la banque, mais en changeant les règles comme ceci par exemple :

Texte à rechercher	Montant	Compte de débit	Compte de crédit
Paiement de don	Positif	512C	754
Commission	Négatif	627	512C

En supposant que notre compte PayPal est le 512C.

Rapprochement assisté

Une fois les écritures répétitives importées, utiliser la fonctionnalité de rapprochement assisté avec le fichier d'extrait de compte CSV généré par le premier outil pour rapprocher le compte bancaire, puis le compte PayPal, et éventuellement créer les quelques écritures comptables, ou modifier les dates des écritures qui diffèrent.

Si tout va bien, les sommes devraient correspondre, et la compta devrait pouvoir être clôturée :)